POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN PERSONAL DE IMPOEXPORT MEDELLIN SAS.

CONTENIDO

INTRODUCCIÓN.
DEFINICIONES.
PRINCIPIOS APLICABLES A LA MATERIA.
DEBERES DE MACBRAND COMO RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES.
POLÍTICAS APLICABLES AL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES.
DERECHOS DE LOS TITULARES.
EJERCICIO DE LOS DERECHOS POR PARTE DE LOS TITULARES.
AVISO DE PRIVACIDAD.
VIGENCIA Y MODIFICACIÓN DE LA POLÍTICA.

INTRODUCCIÓN

IMPOEXPORT MEDELLIN S.A.S. garantiza la protección de los derechos de Hábeas Data, privacidad, intimidad, buen nombre, e imagen, y con tal propósito todas las actuaciones se regirán siempre por principios de buena fe, legalidad, autodeterminación informática, libertad y transparencia.

En ejercicio de sus funciones y actividades ocasionales o permanentes, IMPOEXPORT MEDELLIN S.A.S. puede actuar como Responsable del tratamiento de datos personales, por esta razón y para dar cumplimiento a la ley, se expide la presente Política de Tratamiento de la Información Personal, la cual busca dar a conocer a los interesados los principios y directrices que guían el tratamiento de datos personales al interior de la organización, logrando de esta forma fortalecer la confianza en los titulares cuando aquellos entreguen sus datos personales a IMPOEXPORT MEDELLIN S.A.S. para su tratamiento.

La presente Política será aplicable a todos los datos personales registrados en cualquier base de datos que los haga susceptibles de tratamiento por parte de IMPOEXPORT MEDELLIN S.A.S., así como también será aplicable por los terceros que obren en nombre de IMPOEXPORT MEDELLIN S.A.S. como encargados. IMPOEXPORT MEDELLIN S.A.S. como responsable del tratamiento de datos personales, se encuentra domiciliado en la ciudad de Bogotá en la Cra. 43a # 1 Sur 100 Of 904 Torre Sudameris – Medellín – Col., con Celular +57 317 4048245, con dirección electrónica www.impoexportmedellin.com y con correo electrónico lilianalopez@impoexportmedellin.com

DEFINICIONES

De conformidad con la legislación vigente, se establecen las siguientes definiciones:

Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.

Base de datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.

Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

Dato personal sensible: Datos personales que por su carácter pueden afectar la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación.

Encargado del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del tratamiento.

Habeas Data: Derecho fundamental contenido en el artículo 15 de la Constitución Política, el cual garantiza a toda persona el derecho a conocer, actualizar y rectificar la información personal que se haya recogido sobre ella en archivos y bancos de datos de naturaleza pública o privada.

Responsable del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos personales.

Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.


Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

PRINCIPIOS APLICABLES A LA MATERIA

IMPOEXPORT MEDELLIN S.A.S. aplicará los siguientes principios, los cuales constituyen las reglas a seguir en la recolección, manejo, uso, tratamiento, almacenamiento e intercambio de datos personales:

Principio de legalidad: En el uso, captura, recolección y tratamiento de datos personales, se dará aplicación a las disposiciones vigentes y aplicables que rigen el tratamiento de datos personales y demás derechos fundamentales conexos.

Principio de libertad: El uso, captura, recolección y tratamiento de datos personales sólo puede llevarse a cabo con el consentimiento previo, expreso e informado del titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal, estatutario o judicial que releve el consentimiento.

Principio de finalidad: El uso, captura, recolección y tratamiento de datos personales a los que tenga acceso y sean acopiados y recogidos por IMPOEXPORT MEDELLIN S.A.S., estarán subordinados y atenderán una finalidad legítima, la cual será informada al respectivo titular de los datos personales.

Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a uso, captura, recolección y tratamiento de datos personales debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el tratamiento de datos personales parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.

Principio de transparencia: En el uso, captura, recolección y tratamiento de datos personales debe garantizarse el derecho del titular a obtener de IMPOEXPORT MEDELLIN S.A.S., en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de cualquier tipo de información o dato personal que sea de su interés o titularidad.

Principio de acceso y circulación restringida: Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los titulares o terceros autorizados.

Principio de seguridad: Los datos personales e información usada, capturada, recolectada y sujeta a tratamiento por IMPOEXPORT MEDELLIN S.A.S., será objeto de protección a través de la adopción de medidas tecnológicas de protección, protocolos, y todo tipo de medidas administrativas, humanas y técnicas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, modificación, 
pérdida, consulta, y en general en contra de cualquier uso o acceso no autorizado.

Principio de confidencialidad: Todas y cada una de las personas que administren, manejen, actualicen o tengan acceso a información personal de cualquier tipo que se encuentre en bases de datos manipuladas por IMPOEXPORT MEDELLIN S.A.S., se comprometen a conservar y mantener de manera estrictamente confidencial y no revelarla a terceros, todas las informaciones personales, comerciales, contables, técnicas, comerciales o de cualquier otro tipo suministradas en la ejecución y ejercicio de sus funciones. Todas las personas que administren estas bases de datos, deberán suscribir un documento adicional para efectos de asegurar tal compromiso. Esta obligación persiste y se mantiene inclusive después de finalizada su relación con alguna de las funciones que comprende el tratamiento.

DEBERES DE MACBRAND COMO RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

Dado que la organización actúa como Responsable del tratamiento de los datos personales de trabajadores, accionistas, proveedores, clientes, potenciales clientes o visitantes, IMPOEXPORT MEDELLIN S.A.S. se obliga a cumplir los siguientes deberes:

Garantizar al titular en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el titular.
Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
Garantizar que la información que se suministre al Encargado del tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del tratamiento, todas las novedades respecto de los datos personales que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada.
Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del tratamiento.
Suministrar al Encargado del tratamiento, según el caso, únicamente datos personales cuyo tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la ley.
Exigir al Encargado del tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del titular.
Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la ley.
Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos.
Informar al Encargado del tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.
Informar a solicitud del titular sobre el uso dado a sus datos personales.
Informar a la autoridad de protección de datos personales cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información personal de los titulares.
Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

DEBERES DE IMPOEXPORT MEDELLIN S.A.S. COMO ENCARGADO DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

IMPOEXPORT MEDELLIN S.A.S. es una Agencia de Marketing Digital, que presta servicios de diseño de estrategias para redes sociales, con análisis de datos y de consultoría para el diseño de estrategia digital en general; gestión de publicidad en Google Ads y Facebook Ads, para el posicionamiento digital de sus clientes; así como la implementación de soluciones en Google Ads y de automatización para hacer más eficiente las estrategias de Marketing Digital. Por lo tanto, en el desarrollo de su objeto social, IMPOEXPORT MEDELLIN S.A.S. también actúa como Encargado en el tratamiento de las bases de datos con información personal que son proporcionada por sus clientes.

Cuando IMPOEXPORT MEDELLIN S.A.S. actúe como Encargado del tratamiento de datos personales, cumplirá con los siguientes deberes:

Garantizar al Titular, en todo tiempo. el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos en los términos de la presente ley.
Actualizar la información reportada por los Responsables del Tratamiento dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo.
Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los Titulares en los términos señalados en la presente ley.
Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y, en especial, para la atención de consultas y reclamos por parte de los Titulares.
Registrar en la base de datos la leyenda “reclamo en trámite” en la forma en que se regula en la presente ley.
Insertar en la base de datos la leyenda “información en discusión judicial” una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal.
Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el Titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio.u
Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella.
Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

POLÍTICAS APLICABLES AL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

6.1 Solicitud de autorizaciones

Sin perjuicio de las excepciones previstas en la ley, para el tratamiento de datos personales se requiere de la autorización previa, expresa e informada del titular, la cual deberá ser obtenida por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta y verificación posterior.

IMPOEXPORT MEDELLIN S.A.S. recolectará las respectivas autorizaciones, las cuales pueden constar tanto en un documento físico o electrónico, como en mensaje de datos, o en cualquier otro formato que permita garantizar su posterior consulta, así como mediante un mecanismo técnico o tecnológico idóneo, que permita manifestar u obtener el consentimiento vía clic o doble clic.

En el mismo sentido, las autorizaciones también podrán obtenerse mediante una conducta inequívoca del titular, de la cual se pueda concluir de manera razonable, que se otorgó autorización, y que de no haberse surtido aquella conducta del titular, los datos nunca hubieren sido capturados y almacenados en la base de datos.

Para dar cumplimiento a lo anterior, se podrán establecer archivos físicos o repositorios electrónicos realizados de manera directa o a través de terceros contratados para tal fin.

La autorización generada por IMPOEXPORT MEDELLIN S.A.S. será puesta a disposición del titular con antelación y de manera previa al tratamiento de sus datos personales.

La autorización del titular no será necesaria cuando se trate de:


Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
Datos de naturaleza pública. 

Casos de urgencia médica o sanitaria. 

Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadístico
o científicos. 
Datos relacionados con el registro civil de las personas.

6.2 Tratamiento y finalidades a las que serán sometidos los datos personales

IMPOEXPORT MEDELLIN S.A.S. tiene presente que los datos personales son siempre de propiedad de las personas a las que se refieren y que sólo ellas pueden decidir sobre los mismos. En este sentido, IMPOEXPORT MEDELLIN S.A.S. hace uso de ellos sólo para aquellas finalidades para las que se encuentra facultado debidamente y respetando en todo caso la normatividad vigente sobre protección de datos personales. En todo caso, y para aquellos datos que no sean de naturaleza pública, los mismos solo serán revelados con la expresa autorización del titular o cuando una autoridad competente lo solicite.

Particularmente las finalidades para las que son empleados los datos al interior de IMPOEXPORT MEDELLIN S.A.S. son:

Clientes
Cuando los clientes de la agencia sean Personas naturales, su información personal, será tratada con la finalidad de administrar la relación comercial entre IMPOEXPORT MEDELLIN S.A.S. y el cliente, y particularmente para:
Permitir la perfección de la relación comercial que lo vincula con IMPOEXPORT MEDELLIN S.A.S.
Datos sensibles como la huella, serán tratados con la finalidad de acreditar el consentimiento en asuntos contractuales.
Permitir la prestación de los servicios de agencia de marketing digital.
Programar reuniones de apertura y seguimiento a la prestación del servicio de agencia de marketing digital.
Mantener una eficiente comunicación, a través de e-mail, teléfono, mensajes de texto (SMS y/o MMS), mensajería instantánea o de cualquier otro medio de comunicación, que permita mantener una eficiente comunicación con los clientes.
Atender cualquier tipo de consultas que el presentada por el cliente.
Datos personales como la imagen y/o la voz, serán tratados con la finalidad de registrar la realización de llamadas, reuniones, talleres o eventos.
Realizar evaluación de los niveles de satisfacción del servicio recibido.
Enviar información de utilidad y de promoción de los servicios propios de IMPOEXPORT MEDELLIN S.A.S., así como de los terceros que sean aliados comerciales de la organización.
Realizar los registros contables que obliga la ley.
Gestionar las etapas precontractual, contractual y pos contractual, que puede incluir la realización de actividades de cobro adelantadas directamente por la organización o a través de un tercero que la realice a nombre de la empresa o a su propio nombre.
Cumplir las obligaciones a cargo de la organización, determinadas por la ley o que hayan sido impartidas por autoridades competentes.
Las demás contenidas en la respectiva autorización o aviso de privacidad.

La información recolectada de Clientes corresponderá principalmente a datos de identificación, datos de ubicación relacionados con la actividad comercial del cliente, información socioeconómica por solicitarse copia del RUT y datos relacionados con sus intereses para permitir la prestación de los servicios ofertados por la agencia. Dicha información personal será conservada por el tiempo que se encuentre vigente la relación comercial o contractual entre IMPOEXPORT MEDELLIN S.A.S.y el cliente, y cinco (5) años más, atendiendo al interés que manifieste la persona en los productos o servicios ofertados por IMPOEXPORT MEDELLIN S.A.S., independiente de las circunstancias legales o contractuales que pudieren hacer necesario un tratamiento por un término adicional.

Cuando los clientes sean Personas Jurídicas, la información personal que será tratada por la agencia es la que corresponda a los representantes legales de dichas personas jurídicas o a las personas de contacto que aquellas designen, en cuyo caso su información personal será tratada con la finalidad de administrar la relación comercial entre IMPOEXPORT MEDELLIN S.A.S. y el cliente, y particularmente para:
Datos sensibles como la huella, serán tratados con la finalidad de acreditar el consentimiento en asuntos contractuales, en los cuales se actúe en nombre de la persona jurídica.
Permitir la prestación de los servicios de agencia de marketing digital.
Programar reuniones de apertura y seguimiento a la prestación del servicio de agencia de marketing digital.
Mantener una eficiente comunicación, a través de e-mail, teléfono, mensajes de texto (SMS y/o MMS), mensajería instantánea o de cualquier otro medio de comunicación, que permita mantener una eficiente comunicación con los clientes.
Atender cualquier tipo de consultas que el presentada por el cliente.
Datos personales como la imagen y/o la voz, serán tratados con la finalidad de registrar la realización de llamadas, reuniones, talleres o eventos.
Realizar evaluación de los niveles de satisfacción del servicio recibido.
Cumplir las obligaciones a cargo de la organización, determinadas por la ley o que hayan sido impartidas por autoridades competentes.
Las demás contenidas en la respectiva autorización o aviso de privacidad.
La información recolectada de representantes legales y personas de contacto de clientes corresponderá principalmente a datos de identificación y datos de ubicación relacionados con el desempeño de una profesión o de un oficio para la persona jurídica que obra como cliente de IMPOEXPORT MEDELLIN S.A.S. Dicha información personal será conservada por el tiempo que se encuentre vigente la relación comercial o contractual entre IMPOEXPORT MEDELLIN S.A.S. y el cliente, y cinco (5) años más, atendiendo al interés que manifieste la persona en los productos o servicios ofertados por IMPOEXPORT MEDELLIN S.A.S., independiente de las circunstancias legales o contractuales que pudieren hacer necesario un tratamiento por un término adicional.

Potenciales Clientes

La información de los potenciales clientes personas naturales, será tratada con la finalidad de promover la consolidación de una relación comercial entre el potencial cliente y IMPOEXPORT MEDELLIN S.A.S., y particularmente para:

Presentar el portafolio de la organización.
Presentar oferta de servicios.
Atender inquietudes o preguntas que sean manifestadas por el potencial cliente.
Desarrollar la etapa de negociación precontractual, para consolidar la relación comercial entre el potencial cliente y la organización.
Realizar invitaciones a eventos programados por la organización.
Mantener una eficiente comunicación, a través de e-mail, teléfono, mensajes de texto (SMS y/o MMS), mensajería instantánea o de cualquier otro medio de comunicación, que permita mantener una eficiente comunicación con los potenciales clientes.
Datos personales como la imagen y/o la voz, serán tratados con la finalidad de registrar la realización de llamadas, reuniones, talleres o eventos.
Enviar información de utilidad y de promoción de los servicios propios de IMPOEXPORT MEDELLIN S.A.S., así como de los terceros que sean aliados comerciales de la organización.
Adelantar actividades de marketing y/o publicidad.
Para el caso de registros realizados en nuestra página web, los datos podrán ser usados para:
Permitir el registro a la Academia IMPOEXPORT MEDELLIN S.A.S., así como permitir el desarrollo del curso a elección.
Permitir el registro a los Eventos programados por la organización, y llevar control de la asistencia.
Permitir el registro como usuario de prueba en el CRM IMPOEXPORT MEDELLIN S.A.S., el acceso y el uso del mismo, así como remitir información de interés, y formalizar la relación como cliente en caso de adquirir la licencia de uso sobre el CRM, una vez terminado el periodo de prueba.
La información recolectada de potenciales Clientes por medio de la sección “contáctenos”, la disposición del “chat” o de cualquier “formulario de contacto”, dispuesto en nuestra página web, o en nuestras páginas de aterrizaje, corresponderá principalmente a datos de identificación y datos de ubicación relacionados con la actividad comercial del potencial cliente, que serán usado con la finalidad de poner en contacto al potencial cliente con un asesor comercial.
Las demás contenidas en la respectiva autorización o aviso de privacidad.

Para el caso de los potenciales clientes, la información personal será conservada por el tiempo de un (1) año más, contado a partir del momento que el potencial cliente haya realizado su última manifestación de interés en los productos o servicios ofertados por IMPOEXPORT MEDELLIN S.A.S., considerando además las circunstancias legales o contractuales que pudieren hacer necesario el tratamiento por un término adicional.

Participantes en procesos de selección o aspirantes

La información de los aspirantes, será tratada con la finalidad de seleccionar personal para la organización y finalmente concretar una relación laboral entre el aspirante y IMPOEXPORT MEDELLIN S.A.S. y particularmente para:

Permitir el desarrollo de los procesos de selección de la organización.
Verificar la veracidad de la información aportada.
Realizar rectificación de referencias personales y/o laborales, estudio de seguridad y visita domiciliaria.
Participar en las pruebas psicotécnicas, psicofísicas, y/o entrevista con polígrafo.
Consultar antecedentes disciplinarios y/o judiciales o aquellos relacionados con listas restrictivas de riesgos, prevención de lavado de activos, corrupción y/o financiación del terrorismo.
Realizar exámenes médicos de ingreso;

La información recolectada de aspirantes corresponderá principalmente a datos de identificación, datos de ubicación relacionados con la actividad comercial y privada del aspirante, información socioeconómica por solicitarse información de la historia laboral, experiencia y estudios del aspirante, y datos relacionados con sus beneficiarios para permitir las afiliaciones a las que obliga la ley. Dicha información personal será conservada por el término de seis (6) meses, contado a partir del momento que el aspirante haya finalizado su participación en el proceso de selección al cual aplicó, considerando además las circunstancias legales o contractuales que pudieran hacer necesario el tratamiento por un término adicional.

Trabajadores

La información de los trabajadores será tratada con la finalidad de administrar la relación contractual entre IMPOEXPORT MEDELLIN S.A.S. y el trabajador o colaborador, y particularmente para:

Cumplir las obligaciones a cargo del empleador, determinadas por la ley laboral colombiana o que hayan sido impartidas por autoridades competentes.
Administrar, gestionar y pagar la nómina y la seguridad social, lo que puede incluir realizar registros en portales bancarios. 

Presentar solicitudes y trámites pensionales.
Realizar los registros contables que obliga la ley.
Implementar el denominado Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST).
Realizar y llevar registro de planes de formación y capacitación.
Proporcionar dotación adecuada.
Realizar evaluaciones de desempeño y adelantar procedimientos disciplinarios.

Adelantar procesos de calificación de origen y porcentaje de pérdida de capacidad laboral.
Emitir certificados laborales, y brindar referencias laborales a quien las solicite.
Contactar a familiares en casos de emergencia.
Conservar soporte de los beneficios derivados de un contrato de trabajo, tales como, pero sin estar limitados a: inscripción y/o actualización de beneficiarios ante el sistema integral de seguridad social, actividades de bienestar y desarrollo de los diferentes procesos laborales.
Crear y administrar los usuarios que permiten el acceso a las plataformas (software) de la organización y de correos electrónicos.
Permitir una eficiente comunicación durante el desarrollo de la relación laboral, incluso en actividades trabajo en casa o a distancia. Lo que puede incluir la comunicación por canales de contacto privados.
Datos personales como la imagen, captada por cámaras de seguridad, serán tratados con la finalidad de controlar las instalaciones de la organización y velar por su seguridad, promover ambientes de trabajo sanos, así como registrar la realización de reuniones, talleres o eventos.
Compartir la información laboral de contacto con terceros para la prestación de los servicios ofertados con la compañía.
Datos personales como la imagen, captada en fotografías, serán tratados con la finalidad de realizar la documentación del personal con carné, realizar publicaciones corporativas internas, en la página web y/o en las redes sociales de la empresa, e incluirla en piezas gráficas y publicitarias en general.
Datos personales como la imagen y/o la voz, serán tratados con la finalidad de registrar la realización de llamadas, reuniones, talleres o eventos.
Datos sensibles como la huella, serán tratados con la finalidad para acreditar el consentimiento en asuntos contractuales.
Datos de carácter sensible como el seguimiento a síntomas de salud, serán recolectados con la única finalidad de cumplir con protocolos de bioseguridad que implica la exige la emergencia sanitaria generada por pandemia.
Las demás contenidas en la respectiva autorización o aviso de privacidad.

La información recolectada de trabajadores corresponderá principalmente a datos de identificación, datos de ubicación relacionados con la actividad comercial y privada del aspirante, información socioeconómica por solicitarse información socioeconómica, tributaria, y datos relacionados con sus beneficiarios para permitir las afiliaciones y obligaciones que obliga la ley. La información personal que soporte el SG-SST será conservada por el término de veinte (20) años a partir de la finalización de la relación laboral de acuerdo a lo ordenado por la Resolución 312 de 2019, y la información de la historia laboral relacionada con contribuciones a parafiscales y seguridad social en general, será almacenada por el termino de ochenta (80) años a partir de la finalización de la relación laboral de acuerdo a las circunstancias legales o contractuales que hagan necesario la conservación de la información.

Proveedores o Contratistas

La información de los proveedores o contratistas personas naturales, será tratada con la finalidad de administrar la relación contractual entre IMPOEXPORT MEDELLIN S.A.S. y el proveedor, y particularmente para:

Verificar la idoneidad y competencia del Proveedor o Contratista, y/o sus trabajadores.
Desarrollar el proceso de evaluación y selección de proveedores.
Formalizar y cumplir con la documentación requerida dentro de los procesos de inscripción y registro de Proveedores o Contratistas.
Permitir la perfección de la relación comercial que lo vincula con IMPOEXPORT MEDELLIN S.A.S., lo que puede implicar el trato de datos de carácter sensible en la suscripción o reconocimiento de documentos en los que se proporcione huella.
Permitir la ejecución del objeto comercial contratado.
Realizar los registros contables que obliga la ley.
Emitir certificados, y brindar referencias a quien las solicite.
Requerir en caso de aclaraciones, garantías o auditorias.
Evaluar la calidad de los servicios teniendo en cuenta los niveles de servicio recibidos de los proveedores.
Mantener una eficiente comunicación de la información que sea de utilidad en los vínculos contractuales entre la organización y sus Proveedores y Contratistas.
Cumplir las obligaciones a cargo de la organización, determinadas por la ley o que hayan sido impartidas por autoridades competentes.
Las demás contenidas en la respectiva autorización o aviso de privacidad.
La información recolectada de proveedores y contratistas corresponderá principalmente a datos de identificación y datos de ubicación relacionados con el desempeño de una profesión o de un oficio para permitir la prestación del servicio o adquisición de productos por parte de IMPOEXPORT MEDELLIN S.A.S. Dicha información personal será conservada por el tiempo que se mantenga vigente la relación comercial o contractual entre IMPOEXPORT MEDELLIN S.A.S. y el proveedor o contratista más cinco (5) años, y el adicional que las circunstancias legales o contractuales exijan.

Accionistas

La información de los accionistas personas naturales, será tratada con la finalidad de administrar la comercial entre IMPOEXPORT MEDELLIN S.A.S. y el accionista, y particularmente para:

Invitar a reuniones de la sociedad, y en general ejercer los deberes y derechos de todo accionista;
Emitir certificaciones de la calidad de accionista.
Realizar el registro en los libros societarios de la empresa.
Permitir el pago de dividendos en caso de repartición de utilidades.
Contactar para envío de comunicaciones y notificaciones relativas al desarrollo de la empresa.
Realizar los registros contables que obliga la ley.
Realizar inscripciones ante el registro mercantillas y/o autoridades correspondientes que sean necesarias en cumplimiento de la ley.
Las demás contenidas en la respectiva autorización o aviso de privacidad.
La información recolectada de accionistas corresponderá principalmente a datos de identificación y datos de ubicación relacionados con el desempeño de una profesión o de un oficio y datos socioeconómicos respecto de su participación accionaria en la sociedad. Dicha información personal será conservada por el tiempo que la persona conserve su calidad de accionista, más el tiempo durante el cual la sociedad se encuentre activa, y cinco (5) años más, o el tiempo por el que se mantenga vigente la obligación de conservar los libros societarios.

Visitantes

La información de los visitantes, será tratada con la finalidad de realizar las actividades de administración y control de ingreso y salida a las instalaciones físicas de la empresa, y particularmente para:

Promover la seguridad de los espacios vigilados.
Permitir el ingreso únicamente a personas que cuentan con la autorización de ingreso por parte de la persona a quién visitan.
Compartir con terceros en caso de emergencia.
Compartir con terceros en caso que una autoridad competente por realización de investigaciones policivas o motivos de seguridad lo requiera.
Las demás contenidas en la respectiva autorización o aviso de privacidad.

La información recolectada de visitantes corresponderá principalmente a la imagen captada por cámaras de seguridad y a los datos de identificación solicitados en el registro de visitantes, para permitir el control de las instalaciones físicas de la organización. Dicha información personal será conservada por quince (15) días contados a partir de su recolección, y el adicional que las circunstancias legales o contractuales hagan necesario.

Tratamiento de los datos de niños, niñas y adolescentes

IMPOEXPORT MEDELLIN S.A.S. realiza el tratamiento de datos personales de menores de edad, para el caso de los hijos beneficiarios de sus trabajadores, con el único propósito de cumplir con las obligaciones que la ley le impone como empleador, y realizar la respectiva afiliación como beneficiario del Sistema de Seguridad Social. En estos casos, IMPOEXPORT MEDELLIN S.A.S. asegura el respeto a los derechos prevalentes de los menores; solicita las respectivas autorizaciones a los representantes o tutores de los menores; además de contar con medidas de seguridad adecuadas para asegurar la confidencialidad y reserva de la información.

Tratamiento de datos sensibles

IMPOEXPORT MEDELLIN S.A.S. recolecta y trata datos de carácter sensible, como: la imagen captada a través de la disposición de cámaras de seguridad dispuestas en sus instalaciones; la voz de sus colaboradores y clientes grabada en las comunicaciones de call center o grabaciones de reuniones de trabajo; y la huella de clientes, proveedores y trabajadores que, en la suscripción de contratos, manifiesten su consentimiento con firma y huella.

En el tratamiento de datos personales de carácter sensible, IMPOEXPORT MEDELLIN S.A.S. se compromete a: recolectar la respectiva autorización del titular, informar la calidad de sensible de los datos recolectados, y contar con elevados sistemas de seguridad que garanticen su seguridad, circulación restringida y confidencialidad, así como un uso no autorizado. Finalmente, en el tratamiento de datos sensibles en general, se observarán siempre los criterios legales que autorizan su tratamiento solo cuando:

El titular haya dado su autorización explícita a dicho tratamiento, salvo en los casos que por ley no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización.
El tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del titular y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar su autorización.
El tratamiento sea efectuado en el curso de las actividades legítimas y con las debidas garantías por parte de una fundación, ONG, asociación o cualquier otro organismo sin ánimo de lucro, cuya finalidad sea política, filosófica, religiosa o sindical, siempre que se refieran exclusivamente a sus miembros o a las personas que mantengan contactos regulares por razón de su finalidad. En estos eventos, los datos no se podrán suministrar a terceros sin la autorización del titular.
El tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.
El tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica. En este evento deberán adoptarse las medidas conducentes a la supresión de identidad de los titulares.

Transferencia y Transmisión Nacional e Internacional de Datos Personales

Transferencia y Transmisión Nacional

IMPOEXPORT MEDELLIN S.A.S. puede circular información personal con terceros externos a la organización ubicados en el territorio nacional, sean estos autoridades gubernamentales o públicas de otro tipo (incluidas, entre otras autoridades judiciales o administrativas, autoridades fiscales y organismos de investigación penal, civil, administrativa, disciplinaria y fiscal), terceros participantes en procedimientos legales, contadores, auditores, abogados y otros asesores y representantes, cuya función sea necesaria para: a) cumplir con las leyes vigentes; b) atender procesos jurídicos; c) responder las solicitudes de las autoridades públicas y del gobierno; d) recibir asesoría profesional o especializada; e) proteger las operaciones de la organización.

IMPOEXPORT MEDELLIN S.A.S. tomará las medidas necesarias para que los terceros Encargados de la organización, conozcan y se comprometan a observar la presente Política, bajo el entendido de que la información personal que reciban, únicamente podrá ser utilizada para asuntos directamente relacionados con el objeto social de IMPOEXPORT MEDELLIN S.A.S. y con la finalidad con la que fueron recolectados, y no podrá ser usada o destinada para propósito o fin diferente.

Transferencia y Transmisión Internacional

La información personal de cualquier persona de quien sus datos personales sean tratados por IMPOEXPORT MEDELLIN S.A.S., no será transferida internacionalmente por ningún motivo.

Por el contrario, IMPOEXPORT MEDELLIN S.A.S. realiza transmisión internacional de los datos pertenecientes a clientes, potenciales clientes, contratistas, proveedores y trabajadores, con ocasión de la delegación en terceros del servicio de almacenamiento de la información en servidores externos a la compañía, los cuales se encuentran ubicados fuera del país. En dichos casos, IMPOEXPORT MEDELLIN S.A.S.  se asegura que el país al que sean transmitidos los datos proporcione niveles adecuados de protección de datos, los cuales en ningún caso podrán ser inferiores a los fijados en Colombia por la Ley Estatutaria 1581 de 2012; y tomará las medidas necesarias para que los terceros que obren como Encargados, solo puedan usar la información proporcionada con la finalidad con la que fue recolectados, y no pueda ser usada o destinada para propósito o fin diferente. Así mismo, en la transmisión internacional de datos suscribirá un acuerdo en los términos del artículo 25 del Decreto 1377 de 2013, o en su defecto le informará a los respectivos titulares para obtener su consentimiento.

DERECHOS DE LOS TITULARES

Atendiendo a lo dispuesto en la normatividad vigente y aplicable en materia de hábeas data o protección de datos personales, el titular tiene los siguientes derechos:

Conocer, rectificar y actualizar sus datos personales frente a IMPOEXPORT MEDELLIN S.A.S., en su condición de Responsable del tratamiento.

Solicitar prueba de la autorización otorgada a IMPOEXPORT MEDELLIN S.A.S., en su condición de Responsable del tratamiento.
A recibir información por parte de IMPOEXPORT MEDELLIN S.A.S., previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.

Acudir ante las autoridades legalmente constituidas, en especial ante la Superintendencia de Industria y Comercio, y presentar quejas por infracciones a lo dispuesto en la normatividad vigente en las normas aplicables, previo trámite de consulta o requerimiento ante el Responsable del tratamiento.

Modificar y revocar la autorización y/o solicitar la supresión sus datos personales cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales vigentes.
Tener conocimiento y acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.

EJERCICIO DE LOS DERECHOS POR PARTE DE LOS TITULARES

IMPOEXPORT MEDELLIN S.A.S. cuenta con una organización administrativa que le permite atender las solicitudes, consultas y reclamos en general que se presenten en torno al tratamiento de datos personales realizado al interior de la organización. Para lo anterior, se designa la persona o área encargada de llevar a cabo la función de protección de datos personales y el canal de atención, para que sea usado por los titulares para la presentación de Consultas y Reclamos:

Área designada para desempeñar la función de protección de datos:

Gerencia General.

Canal de atención:

Comunicación escrita al correo electrónico protecciondatos@impoexportmedellin.com

Consultas

Los titulares, así como los causahabientes, representantes y/o apoderados del titular debidamente acreditados, podrán consultar la información personal del titular que repose en cualquier base de datos de IMPOEXPORT MEDELLIN S.A.S. En consecuencia, IMPOEXPORT MEDELLIN S.A.S. garantizará el derecho de consulta y acceso, suministrando a los titulares, toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del titular.

Las Consultas serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado antes del vencimiento de los diez (10) días mencionados, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo.

Reclamos

Los titulares, así como los causahabientes, representantes y/o apoderados del titular debidamente acreditados, que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, rectificación, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la ley, podrán presentar un Reclamo ante IMPOEXPORT MEDELLIN S.A.S., remitiéndolo a través del área designada para ejercer la función de protección de datos personales al interior de la organización.

Un Reclamo se podrá presentar de forma gratuita, previa acreditación de la identidad del titular, causahabiente, representante o apoderado.

Los Reclamos serán atendidas en un término máximo de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado antes del vencimiento de los quince (15) días mencionados, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo.

Todo reclamo deberá contener como mínimo la siguiente información, siguiendo lo indicado en el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012:

La identificación del titular.
Los documentos que acrediten la identidad o la personalidad del titular, causahabiente, representante o apoderado.

La descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, con la descripción clara y precisa de los datos personales respecto de los cuales el titular busca ejercer alguno de los derechos.

La dirección de notificación o cualquier otro medio para recibir la respuesta.
Los documentos que se quiera hacer valer.

En caso de presentarse un Reclamo incompleto, en el término de cinco (5) días hábiles siguientes a su recepción, se solicitará la información faltante al interesado para que subsane. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del Reclamo.

Supresión de datos

Los titulares tienen el derecho, en todo momento, a solicitar la supresión de sus datos personales. Esta supresión implica la eliminación total o parcial de la información personal de acuerdo con lo solicitado por el titular.

La supresión de los datos personales no es un derecho absoluto y IMPOEXPORT MEDELLIN S.A.S. como Responsable del tratamiento puede negar su ejercicio cuando:

El titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.
La eliminación de los datos represente un obstáculo para el ejercicio de actuaciones judiciales o administrativas.

Revocatoria de la autorización

Los titulares de los datos personales pueden revocar el consentimiento al tratamiento de sus datos personales en cualquier momento, siempre y cuando no lo impida una disposición legal o contractual.

La revocación del consentimiento puede darse dos modalidades; la primera, puede ser sobre la totalidad de las finalidades consentidas, esto es, que IMPOEXPORT MEDELLIN S.A.S. deba dejar de tratar por completo los datos del titular; la segunda, es la revocación parcial del consentimiento, la cual puede ocurrir sobre finalidades determinadas, como por ejemplo para fines publicitarios o de estudios de mercado, manteniendo a salvo otros fines del tratamientos de conformidad con la autorización otorgada por el titular.

Requisito de procedibilidad

La presentación de quejas para el ejercicio de sus derechos ante la Superintendencia de Industria y Comercio, solo será procedente una vez el interesado haya agotado el trámite de Consulta o Reclamo directamente ante IMPOEXPORT MEDELLIN S.A.S. como Responsable.

AVISO DE PRIVACIDAD

El aviso de privacidad es el documento físico, electrónico o en cualquier otro formato conocido o por conocer, que es puesto a disposición del titular por parte de IMPOEXPORT MEDELLIN S.A.S. para el tratamiento de sus datos personales. A través de este documento se informa al titular la información relativa a la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las características del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

IMPOEXPORT MEDELLIN S.A.S. empleará avisos de privacidad para atender el derecho de los titulares a ser informados, los cuales serán dispuestos en las comunicaciones electrónicas, y en lugares visibles durante la realización de todo evento o reunión en la cual se recolecten datos personales para informar a los titulares acerca del tratamiento.

VIGENCIA Y MODIFICACIÓN DE LA POLÍTICA

La presente política rige a partir del 19 de agosto de 2021 y deja sin efectos los reglamentos o manuales especiales que se hubiesen expedido con anterioridad. En todo caso, IMPOEXPORT MEDELLIN S.A.S. se reserva el derecho de modificar la misma en cualquier momento, comunicando a los interesados oportunamente su entrada en vigencia.

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– Política de protección y tratamiento de datos personales